¿Formalizarse es caro? Esa es una de las preguntas que más me hacen cuando hablo con emprendedores y emprendedoras que ya tienen un negocio montado, pero funcionando en medio de la informalidad. Sí, han logrado superar uno de los escalones más difíciles de subir: el de crear un producto o servicio y conseguir que alguien más lo compre. O identificar el mejor producto servicio posible que ya existe, pero le hacen algún tipo de modificación, le agregan valor y, sí, son tan buenos que logran que alguien más pague por esa oferta.
Gánale la carrera a la desinformación NO TE QUEDES CON LAS GANAS DE LEER ESTE ARTÍCULO
¿Ya tienes una cuenta?
Pero el escalón que sigue es el de la formalización. Y a ese, muchos y muchas, incluso, no pretenden subir porque o no saben que existe, no saben cómo hacerlo, no quieren tener que destinar una parte de lo poco que ganan a pagar impuestos o, simplemente, no creen que eso de estar registrado en una cámara de comercio, por ejemplo, o hacerse visible ante la Dian, para ser más preciso, sirva de algo a la hora de mirar cuánta plata queda en el bolsillo al final del día, de la semana o del mes.
Eso fue lo que me pasó, por ejemplo, la semana pasada en un evento llamado Mompreneurs Fest 2025, donde varias mujeres se me acercaron, después de una charla en donde contamos todo lo que hacemos en El Espectador con la sección de Emprendimiento y Liderazgo, pero no sabían qué valor para sus negocios podría significar ser formales en su día a día, como acceder a un crédito y no caer en el gota a gota, postularse para convocatorias públicas del Distrito o el Gobierno Nacional, acceder a cursos gratis en las cámaras de comercio, etc. Así que busqué a varias fuentes de información para poder ayudar en esa tarea y entregar la información más clara y sencilla posible, pero una de ellas nos entregó un abecé muy completo que publicamos a continuación.
¿Cómo formalizar mi negocio y cuánto vale?
Le preguntamos a Catalina Sánchez Pardo, Gestora de Emprendimiento del Centro de Emprendimiento de la Universidad de los Andes, y ella nos entregó esta completa, con siete pasos que cubren todos los escenarios posibles existentes en la legislación colombiana. Aquí va el compilado de todas sus respuestas:
Paso 1.
Definir la estructura legal que tendrá la empresa:
Elegir la figura jurídica correcta es el primer paso para construir una base sólida para la empresa. No todas funcionan igual, y según el tamaño, proyección, número de socios, una figura puede ser más conveniente que otra. Esta decisión afectará la responsabilidad legal, el acceso a créditos y la forma en la que se pagarán los impuestos.
Antes de iniciar los trámites, se deberá elegir la figura jurídica que más se ajusta al modelo de negocio. Existen diferentes tales como:
- Persona natural: Ideal para negocios individuales.
- Sociedad por Acciones Simplificada (SAS): La más flexible, usada y recomendada. Permite uno o varios socios, y protege el patrimonio personal.
- Sociedades Limitadas (LTDA) o Anónimas: Recomendadas para empresas medianas o con múltiples socios con mayor control corporativo.
Paso 2.
Registro de la empresa en Cámara de Comercio:
Oficializa la existencia legal del negocio ante el Estado y el mercado. Al registrarse, la empresa entra al sistema empresarial colombiano como comerciante formal, lo que te permite operar legalmente, emitir facturas, abrir cuentas bancarias empresariales y participar en contratos. Además, la matrícula mercantil da visibilidad, respaldo jurídico y protege el nombre comercial en la ciudad o región.
Para llevarlo a cabo, se debe primero realizar la verificación del nombre comercial o razón social (Estudio de homonimia), este se hace de manera gratuita en la página de la Cámara y Comercio. Acto seguido, se deberá diligenciar el formulario RUES, en donde se reúnen todos los datos básicos de la empresa: nombre, dirección, actividad económica (CIIU), tipo de empresa, capital, representante legal, etc. Este formulario se puede diligenciar virtualmente o directamente en la sede de la Cámara.
Para leer: Con la laboral: “Hay empresas que se mueven de la formalidad a la informalidad”
En caso de crear una S.A.S. u otra sociedad, se deberá realizar el registro del documento de constitución que consiste en presentar un acta de constitución con estatutos firmados por los socios, indicando:
- Nombre de la empresa
- Objeto social (a qué se va a dedicar)
- Capital autorizado, suscrito y pagado
- Duración de la sociedad
- Facultades del representante legal
Este documento se puede con un abogado, pero muchas Cámaras de Comercio ofrecen modelos gratuitos para SAS que se pueden usar.
Por último, el pago de matrícula mercantil y derechos de inscripción es obligatoria para cualquier actividad comercial en Colombia. El valor dependerá de diferentes factores como:
- Tipo de empresa (persona natural o jurídica)
- Valor del capital registrado
- Actividad económica
- Ciudad de registro
Registro de libros:
En algunas sociedades, se pueden registrar los libros contables y de actas. En personas naturales, no es obligatorio si se usan herramientas digitales o no se lleva contabilidad formal.
Obtención del NIT temporal: Al finalizar este paso, la Cámara notifica automáticamente a la Dian y asigna un NIT temporal, que posteriormente debe ser activado ante la Dian.
Todo este proceso podrá oscilar el precio desde los $70.000 hasta los $450.000 aproximadamente, dependiendo de la ciudad y actividad de cada empresa.
Paso 3.
Inscripción en la Dian y obtención del RUT:
El RUT (Registro Único Tributario) es la cédula empresarial frente a la Dian. Con este documento se convierte en contribuyente oficial y define las obligaciones fiscales del negocio. Estar en el radar tributario es indispensable para facturar, declarar impuestos y evitar sanciones. Además, el RUT es solicitado por bancos, proveedores y plataformas digitales como requisito mínimo para operar.
Esto es gratuito y obligatorio. Se puede realizar virtualmente 100% en el RUT, se definirán datos como Actividad económica (CIIU), Tipo de régimen tributario (Simple, ordinario, preferencial) y Obligaciones fiscales y contables.
Recomendada: Ella es la emprendedora colombiana que ganó el premio Princesa de Girona
Paso 4.
Obtener autorización para facturar electrónicamente:
La facturación electrónica es obligatoria en Colombia y representa un avance hacia la formalización empresarial. Emitir facturas legales genera confianza en clientes y socios.
Se debe solicitar ante la Dian la resolución de facturación. Es requisito incluso para pequeños negocios. Para esta, se tienen dos opciones actualmente:
- Sistema gratuito de la Dian
- Proveedor tecnológico autorizado. Este podrá oscilar desde los $20.000 mensuales, dependiendo del proveedor.
Paso 5.
Registrar tu marca ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):
Este paso es opcional pero recomendado. Lu marca es uno de los activos intangibles más valiosos del negocio. Registrar el nombre, logo y/o eslogan ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) da el derecho exclusivo a usarlo en todo el país. Sin este registro, cualquier persona podría copiarlo o incluso impedir su uso legal. Evita que otros competidores lo usen o registren antes.
Pasos para registrar la marca:
Para 2025, de acuerdo a las tasas anuales publicadas por la SIC, el costo es de $1.288.000 por una clase (por producto o servicio) si se realiza en modalidad virtual o de $1.567.500 en modalidad presencial en las oficinas de la SIC. Cada clase adicional tiene un costo de $644.000.
- Verificar que la marca esté disponible (en la web de la SIPI). Estudio de antecedentes marcarios.
- Diligenciar la solicitud en línea en www.sic.gov.co.
- Pagar la tasa oficial para 2025.
- Esperar el examen formal, publicación y de fondo para la posterior respuesta oficial de la SIC. El proceso podría tomar hasta 1 año.
Paso 6.
Registrar permisos especiales según la actividad:
No todos los negocios requieren los mismos permisos, pero si la actividad involucra alimentos, salud, transporte, productos agrícolas, químicos o espacios físicos al público, se necesita cumplir con normativas especiales. Estos registros garantizan la seguridad de los productos o servicios y evitan multas o cierres. Además, muchas alianzas o contratos exigen estos permisos como parte del cumplimiento legal y de calidad.
Una buena idea: El emprendimiento que creó una plataforma segura para la compra y venta de motos
Según el tipo de negocio se deberán validar permisos como:
- Registro Invima (alimentos, cosméticos, medicamentos)
- Permisos de uso de suelo
- Certificados de bomberos y salubridad (locales físicos)
- Registro en ICA, MinTIC, Ministerio de Transporte, etc.
Paso 7.
Afiliaciones al sistema de seguridad social
Afiliarse a salud, pensión y riesgos laborales es una obligación legal tanto si es independiente como si tiene empleados. esto protege ante accidentes, enfermedades o vejez, y genera bienestar y estabilidad para el equipo. Un negocio formal que cuida a su gente proyecta confianza, responsabilidad social y sostenibilidad en el tiempo. Si la empresa tiene empleados, deberán ser inscritos a:
- EPS (salud)
- ARL (riesgos laborales)
- Fondo de pensiones
- Caja de compensación familiar, también hacer aportes a SENA e ICBF.
Costo como empleador: 28,5% del salario mensual aprox. Si es independiente: Cotizar el 16% sobre los ingresos.
Para mayor asesoramiento sobre estos temas, cada una de las entidades presta atención al ciudadano de forma gratuita, así como las cámaras de comercio, SENA, Alcaldías y secretarías de desarrollo económico o Universidades. Cada entidad tendrá un trámite diferente, así como costos asociados a las solicitudes.
Un ejemplo de formalización
Con esto que nos explicó Catalina Sánchez, de la universidad de Los Andes, construyamos un ejemplo, contemplando los precios más bajos y teniendo en cuenta que no vamos a cuantificar el tiempo que usted va a decicar a todo esto:
Paso 1:
Definir la estructura legal que tendrá la empresa: No debe sacar un solo peso para pagarle a nadie por esta tarea. Entonces hablemos de $0.
Paso 2:
Registro de la empresa en Cámara de Comercio: si aplica por el modelo gratuito, pues no tiene que pagar un solo peso. El pago de matrícula mercantil y derechos de inscripción, el registro de libros, la obtención del NIT temporal, si lo dejamos en el precio más bajo, hablamos de $70.000.
Paso 3:
Inscripción en la DIAN y obtención del RUT: Se puede hacer de manera virtual, eliminando costos de traslado y tiempos de filas. Así que tampoco debe sacar plata de su bolsillo. Aquí también hablamos entonces de costo $0.
Paso 4:
Obtener autorización para facturar electrónicamente: De acuerdo con el proveedor, explica la experta, son $20.000 mensuales.
Paso 5:
Registrar tu marca ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC): Este es el más caro de todos, cuesta $1.288.000. Pero si usted quire registrar más de una referencia porque, por ejemplo, tiene una marca de alimentos con distintos tipos de producto, hay que pagar $644.000 por cada clase de marca que quiera registrar.
Paso 6:
Registrar permisos especiales según la actividad:
Existen más de 1.000 renglones de distintos registros, y/o renovaciones y/o autorizaciones en el Invima que van, de acuerdo con el listado de julio de 2025, desde precios que promedian los $250.000 hasta los más costosos, que son para compañías muy grandes que pueden superar los $100 millones.
Por el lado del permiso de suelo, depende de la ciudad, pero puede costar $4.000, $50.000, $70.000 o incluso más de un millón de pesos si es que el terreno es muy grande y el uso que se le va a dar es a gran escala.
Si se mira el certificado de bomberos y salubridad, por el lado de los bomberos, de acuerdo con el plan de desarrollo, no tiene costo.
Sobre el registro en ICA, MinTIC, Ministerio de Transporte, todo depende de su negocio, el tamaño y los usos, pero hay tarifas que van desde los $3.000 a $5.000 y, si ya se trata de grandes flotas o compañías de mayor tamaño, esos costos van por encima del millón de pesos.
Paso 7:
Afiliaciones al sistema de seguridad social: formalizar un empleado con el salario mínimo cuesta, al mes, en unos $ 450.000. Si usted es el único empleado de su propio negocio, contemple este valor.
Lo que dicen los números
Así las cosas, si está contemplando en formalizarse, aunque depende de muchas variables porque puede que su negocio no necesite muchos de estos ítems, hagamos cuentas si tuviera que registrar una sola marca, pidiera un solo permiso y tuviera un solo empleado (usted mismo):
Paso 1: $ 0
Paso 2: $ 70.000
Paso 3: $ 0
Paso 4: $ 20.000
Paso 5: $ 1.288.000
Paso 6: $ 260.000
Paso 7: $ 450.000
Total: $ 2′088.000
Ahora, si se tratara de lo que la mayoría de emprendedores y emprendedoras hacen, que no hacen registro ante la SIC y por el tipo de producto o servicio, no deben pagar Invima (no es negocio de alimentos), ni uso de suelo (puede funcionar desde su casa), en ese caso el costo sería:
Paso 1: $ 0
Paso 2: $ 70.000
Paso 3: $ 0
Paso 4: $ 20.000
Paso 7: $ 450.000
Total: $ $540.000
Si conoce historias de emprendedores y sus emprendimientos, escríbanos al correo de Edwin Bohórquez Aya (ebohorquez@elespectador.com) o al de Tatiana Gómez Fuentes (tgomez@elespectador.com). 👨🏻💻 🤓📚