A veces, la cantidad de procesos que deben llevarse a cabo para mantener un negocio en regla pueden llegar a ser abrumadora. A esto se le van sumando nuevos ajustes cada cierto tiempo y es importante que pueda tener claras las exigencias gubernamentales para no sufrir sanciones por parte de la DIAN.
De un tiempo para acá, se ha vuelto obligatoria la facturación electrónica para los negocios en Colombia pero a pesar de que para mayo de este año ya son 1.324.817 los empresarios habilitados para emitir factura electrónica, todavía hay bastantes pequeñas y medianas empresas que no han hecho el cambio de facturación, exponiéndose a sanciones económicas e incluso al cierre de sus establecimientos según información brindada por la DIAN.
Con respecto a esto, se sabe que uno de los principales obstáculos que se presentan radica en la informalidad de los procesos, pues hay muchas Pymes que llevan la contaduría de sus negocios de manera manual, propiciando errores humanos, pérdida e imprecisiones en la información y por consecuente problemas con los entes regulatorios gubernamentales.
Ante un mundo que vive en medio de olas de desinformación tan altas, el CEO de Bold, José Vélez, compartió cinco puntos clave a tener en cuenta para proteger la prosperidad de los negocios colombianos de posibles sanciones por el cumplimiento de procedimientos obligatorios.
- Utilizar un programa avalado por la DIAN: Es importante contar con una solución tecnológica que emita la factura de manera automática tras cada transacción y que permita consultar los documentos digitales en cualquier momento.
- Formar al personal: Es esencial que el equipo esté familiarizado con el proceso de facturación y sepa qué información debe solicitar al cliente, como nombre, identificación, dirección, ciudad y correo electrónico. Si el comprador es una empresa, también se debe preguntar por su régimen tributario y obligaciones fiscales, si corresponde.
- Digitalizar la gestión: Automatizar tareas como la venta, el control de inventario y la emisión de facturas ayuda a minimizar fallos y libera tiempo para enfocarse en el desarrollo del negocio.
- Prepararse para las visitas de la DIAN: No solo basta con tener el software adecuado; el equipo debe estar capacitado para acceder a los documentos respaldados y poder explicar cómo funciona el sistema en caso de una revisión.
- Considerar la formalización como una ventaja: Más allá de cumplir con la normativa, la facturación electrónica ofrece un control inmediato, facilita decisiones más acertadas y ayuda a competir en igualdad de condiciones.
Hay que tener en cuenta que para muchos negocios pequeños migrar hacia procesos digitales puede significar estrés, tiempo y dinero. Aún más cuando no se cuenta con un acompañamiento adecuado que puede llegar a complejizar los procesos necesarios para el cumplimiento de las normas.
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