La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, recibir y almacenar facturas en formato digital. Desde su implementación obligatoria, las empresas han tenido que adaptarse a esta modalidad para cumplir con las regulaciones fiscales y mejorar la eficiencia en sus operaciones comerciales.
Sin embargo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dispuso un recurso de facturación electrónica gratuita, lo cual agiliza los procesos administrativos para las empresas colombianas. A pesar de esto, puede ser un proceso difícil de entender para algunos emprendedores y empresarios.
A continuación le contamos sobre los beneficios y cómo completar el proceso en cinco pasos.
Antes de comenzar, ¿cuáles son los beneficios?
Según la DIAN, este proceso es 80 % más económico en comparación con el gasto de facturar en papel. Además, facilita el seguimiento de las transacciones al centralizar y automatizar el proceso, con menos costos y ahorro de tiempo.
Con el uso del software tendrá claridad sobre la recepción, rechazo o aceptación de los pagos, junto con la posibilidad de obtener reportes. Esto simplifica la recuperación de los documentos al estar siempre disponibles en línea.
Por otro lado, cumple los efectos fiscales al ser validada por la DIAN.
Guía para la facturación electrónica
Para comenzar, recuerde su correo registrado en el Registro Único Tributario (RUT), ya que será importante en la primera etapa.
1. Registro en la DIAN:
- Ingresa al sitio web de la DIAN.
- En la sección “Factura Electrónica”, selecciona “Habilitación”.
- Continúa desde la opción “Empresa” o “Persona Natural” y completa los datos solicitados.
- Recibirás un enlace de acceso al correo electrónico.
2. Configuración en la Plataforma de la DIAN:
- Una vez dentro, sigue la ruta “Registro y Habilitación” y luego “Facturación Electrónica”.
- Configura el “Modo de Operación” como “Software de Factura Electrónica”.
- El sistema generará automáticamente los rangos de prueba.
3. Segundo acceso a la página de la DIAN:
- Busca nuevamente la opción “Habilitación”.
- Proporciona tus datos de usuario (empresa o persona natural).
- Recibirás otro enlace al correo registrado en el RUT.
4. Certificación gratuita:
- Una vez habilitada la facturación gratuita, accede a la opción “Ingreso”.
- Selecciona “Certificación Gratuita” y completa la información requerida.
5. Activación del certificado:
- Revisa tu correo y sigue los pasos del enlace para activar el certificado.
- En la misma pestaña, completa el nuevo formulario y adjunta los documentos necesarios.
Con estos pasos, faltaría crear la firma electrónica en la DIAN. Para esto, en el sistema muisca, ingrese su usuario y clave. En el menú, seleccione “gestionar mi firma electrónica”. Siga las recomendaciones, revise su correo y valide su identidad, y luego sí agregue la contraseña. De esta manera completará su firma electrónica.
Ahora, para que en el sistema ya esté “habilitado” el software de facturación gratuita, configura el sistema, el certificado de firma digital ya creado y los clientes y productos.
La DIAN aconseja realizar un set de pruebas para familiarizarse. Esto lo puede completar en el panel de control del servicio de facturación gratuito, con cambios en el logo de la empresa y la información general.
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