Los conjuntos y los edificios requieren de un administrador que es designado por la asamblea general de los propietarios.
Según las cifras del último Censo Inmobiliario (2018), más del 60 % de la población colombiana vive en propiedades horizontales, lo que resalta la importancia de los administradores.
De acuerdo con el artículo 50, de la Ley 675 de 2001 que establece el régimen de propiedad horizontal, los actos y contratos que realice el administrador en “ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias”.
Así las cosas, los administradores responderán por los perjuicios que por “dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal”.
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¿Cuáles son las funciones del administrador?
El artículo 51 establece cuáles son las funciones del administrador. Por ejemplo, debe convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior.
También debe entregar un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
Otra de las funciones del administrador es llevar los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia del edificio o conjunto, así como la contabilidad.
Además, deberá cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, “conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal”.
Otra de las funciones del administrador es la de cobrar y recaudar las cuotas y multas de los propietarios. También podrá “iniciar oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna”.
También deberá notificar a los propietarios las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según sea el caso.
Los propietarios también podrán solicitarle al administrador expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto “cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular”.
De acuerdo con Jenny Castillo SAS, la gestión de los conjuntos residenciales enfrenta varios problemas comunes. “Los conflictos de intereses y la falta de supervisión adecuada generan tensiones y dificultan la transparencia administrativa; la comunicación ineficaz entre la administración y los residentes puede reducir la cooperación comunitaria”.
Por eso, es clave el papel de la asamblea y su participación activa. “El Consejo de Administración es crucial para la buena gestión y convivencia dentro de una copropiedad, ya que garantiza que los intereses y necesidades de los copropietarios sean representados y gestionados de manera efectiva. El consejo de administración actúa como un puente entre la administración y los copropietarios, promoviendo la transparencia, participación y responsabilidad en la gestión de los recursos y áreas comunes de la propiedad horizontal”, explicó Sandra Villanueva, gerente general de Metrocuadrado.
Finalmente, a las funciones que establece la ley, la asamblea de propietarios puede agregar o dejar claro hasta dónde llegan las responsabilidades del administrador.
Sin embargo, tenga en cuenta que los reglamentos de propiedad horizontal no pueden estar por encima de leyes, artículos y decretos establecidos, por ejemplo, por entidades como la Secretaría Distrital de Planeación.
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