Por estos días, los conjuntos residenciales adelantan sus asambleas generales. Parte del orden del día que muchos comparten es la elección de una nueva administración y revisión fiscal.
Una de las preguntas más frecuentes es ¿cuáles son los requisitos para nombrar cada cargo?
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Según lo establecido en el artículo 50 de la Ley 675 de 2001 (el Régimen de propiedad horizontal), no se exige un título específico para desempeñar el cargo de administrador en una propiedad horizontal. Sin embargo, por las funciones que debe desempeñar, se recomienda que esta persona tenga formación en áreas relacionadas como administración, contabilidad o derecho.
Para entender mejor cuáles son los requisitos que debería cumplir la persona que se designe como administrador, o administradora, el artículo 51 de esta ley describe sus funciones:
- Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y someter a su aprobación el inventario y balance general de las cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las primas de seguros.
- Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o conjunto.
- Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
- Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior, los balances de prueba y su respectiva ejecución presupuestal.
- Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
- Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica que surgen como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general en el acto de desafectación, de conformidad con el reglamento de propiedad horizontal.
- Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
- Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.
- Elevar a escritura pública y registrar las reformas al reglamento de propiedad horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
- Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica y conceder poderes especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.
- Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que señale el respectivo reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración, según el caso, por incumplimiento de obligaciones.
- Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administración, según el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.
- Expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
Para el caso del revisor, o revisora fiscal, la ley sí establece que, como requisito, este debe ser contador público con matrícula profesional vigente y estar inscrito a la Junta Central de Contadores.
También se establece que el revisor fiscal no podrá ser propietario o tenedor de bienes privados en el edificio o conjunto, tampoco tener parentesco (hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, o primero civil, ni vínculos comerciales, o cualquier otra circunstancia que pueda restar su independencia y objetividad, con el administrador o miembros del consejo. Esto último no aplica para conjuntos de uso residencial.
Las funciones del revisor fiscal, como encargado del control de las distintas operaciones, debe verificar que las operaciones de la copropiedad se desarrollen conforme a la ley y los estatutos, asegurarse del cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales, así como informar sobre cualquier irregularidad detectada.
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