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Buen Hábito de Trabajo N° 1:
Despeje su mesa de todo papel que no se refiera al problema inmediato que tiene entre manos.
Roland L. Williams, presidente del Chicago and Northwestern Railway, dice: “Una persona con su mesa llena de papeles sobre diversos asuntos verá que su trabajo es mucho más fácil y preciso si despeja esa mesa de cuanto no se refiera al problema inmediato que tiene entre manos. Llamo a esto buena administración y es el primer paso hacia la eficacia”.
Si usted visita la Biblioteca del Congreso en Washington, D. C., verá cinco palabras dibujadas en el techo; son cinco palabras escritas por el poeta Pope: Order is Heaven’s first law (“El orden es la primera ley del Cielo”).
El orden debería ser también la primera ley de los negocios. Pero ¿lo es? No. La mesa de trabajo del ejecutivo está atestada de papeles que no se han mirado desde hace semanas. El editor de un diario de Nueva Orleans me dijo en una ocasión que su secretaria despejó una de sus mesas y encontró una máquina de escribir que faltaba desde hacía dos años.
El mero espectáculo de una mesa atestada de correspondencia no contestada, informes y escritos diversos es suficiente para provocar la confusión, la tensión y las preocupaciones. Y es algo mucho peor que esto. El constante recuerdo de “un millón de cosas que hay que hacer y de la falta de tiempo para hacerlas” puede provocar, no solamente tensión y fatiga, sino también alta presión sanguínea, desarreglos cardíacos y úlceras de estómago.
El Dr. John H. Stokes, profesor de la Escuela de Medicina para Graduados de la Universidad de Pensilvania, leyó un informe ante la Convención Nacional de la Asociación Médica Norteamericana que se titulaba Neurosis funcionales como complicaciones de una enfermedad orgánica. En este informe, el Dr. Stokes enumeró once condiciones bajo el título: Qué hay que buscar en el estado de ánimo del paciente. He aquí la primera partida de la vista:
“La sensación de deber u obligación; la interminable sucesión de cosas que tienen necesariamente que hacerse.”
Pero ¿cómo algo tan elemental como despejar la mesa y tomar decisiones puede ayudar a evitar esta alta presión, esta sensación de debo hacerlo, esta sensación de una “interminable sucesión de cosas que tienen necesariamente que hacerse”? El Dr. William L. Sadler, el famoso psiquiatra, habla de un paciente que, utilizando este sencillo procedimiento, evitó un derrumbe nervioso. El hombre era directivo de una importante firma de Chicago. Cuando llegó a la consulta del Dr. Sadler, estaba tenso, nervioso, preocupado. Sabía que iba derechamente a la pérdida de la salud, pero no podía abandonar el trabajo. Necesitaba ayuda.
El Dr. Sadler dice: “Mientras este hombre me contaba su historia, sonó el teléfono. Era una llamada del hospital. Y, en lugar de posponer el asunto, me tomé el tiempo necesario para llegar a una decisión. Yo siempre arreglo las cuestiones, en la medida de lo posible, en el acto. Apenas lo colgué, el teléfono volvió a sonar. Era otra vez un asunto urgente y me tomé de nuevo el tiempo necesario para estudiarlo. La tercera interrupción se produjo cuando un colega mío vino a la consulta para pedirme consejo en relación con un paciente que estaba muy enfermo. Cuando acabé con mi colega, me volví hacia el visitante y comencé a excusarme por hacerle esperar así. Pero mi visitante se había animado mucho. Tenía en su rostro una expresión completamente distinta”.
—¡No necesita excusarse, doctor! —dijo este hombre a Sadler—. En estos diez minutos últimos creo que he adivinado lo que anda mal en mi persona. Voy a volver a mi oficina y a revisar mis hábitos de trabajo… Pero, antes de que me marche, ¿me permite usted que eche un vistazo a su mesa?
El Dr. Sadler abrió los cajones de su mesa. Estaban todos vacíos, si se exceptúan algunos útiles.
—Dígame —dijo el paciente—, ¿dónde guarda sus asuntos no terminados?
—Están terminados —dijo Sadler.
—Y ¿dónde guarda su correspondencia pendiente de contestación?
—Está contestada —le manifestó Sadler—. Mi norma es no dejar una carta que tenga que ser contestada sin contestar. Dicto la respuesta a mi secretaria inmediatamente.
Seis semanas después, el mismo hombre de negocios invitó al Dr. Sadler a ir a su oficina. El hombre había cambiado y otro tanto sucedía con su mesa. Abrió los cajones para que se viera que allí no había ningún asunto pendiente.
—Hace seis semanas —dijo a Sadler— tenía tres mesas diferentes en dos oficinas distintas y estaba abrumado de trabajo. Nunca acababa. Después de hablar con usted volví aquí y despejé una carretada de informes y viejos papeles. Ahora trabajo en una sola mesa, arreglo los asuntos en cuanto se me presentan y no tengo una montaña de trabajo pendiente agobiándome, poniéndome en tensión y preocupándome. Pero lo más asombroso es que me he restablecido por completo. ¡Ya no observo la menor falla en mi salud!
Charles Evans Hughes, antiguo presidente de la Suprema Corte de los Estados Unidos, dijo: “Los hombres no mueren de exceso de trabajo. Mueren de disipación y de preocupación”. Sí, de derrochar sus energías y de preocuparse porque nunca consiguen ponerse al día con su trabajo.
Buen Hábito de Trabajo N° 2:
Hacer las cosas según el orden de su importancia.
Henry L. Doherty, fundador de la Cities Service Company, una empresa de amplitud nacional, dijo que, con independencia de los salarios que pagaba, había dos capacidades que le resultaban casi imposibles de encontrar.
Estas dos capacidades sin precio son: primeramente la capacidad de pensar. En segundo lugar, la capacidad de hacer las cosas por el orden de su importancia.
Charles Luckman, el muchacho que, comenzando desde abajo, subió en doce años hasta la presidencia de la empresa dentífrica Pepsodent Company, obtuvo un salario de cien mil dólares anuales y ganó un millón de dólares además, declaró que debe buena parte de sus triunfos a haber desarrollado las dos capacidades que Henry L. Doherty entiende que son tan difíciles de encontrar. Charles Luckman manifestó: “Que yo recuerde, nunca me he levantado después de las cinco de la madrugada, porque creo que a esa hora puedo pensar mejor que a cualquier otra. Puedo pensar mejor y establecer mi plan para el día, el plan de hacer las cosas según el orden de su importancia”.
Frank Bettger, uno de los vendedores de seguros más afortunados de Norteamérica, no esperaba a las cinco de la madrugada para establecer su plan. Lo establecía la noche anterior; se fijaba una meta, la de vender determinada cantidad de seguros durante el día. Si fracasaba, agregaba la cantidad que correspondía a la tarea del día siguiente, y así sucesivamente.
Sé por larga experiencia que no siempre cabe pensar en las cosas por el orden de su importancia, pero sé también que un plan de una u otra clase, para hacer en primer lugar las cosas principales, vale infinitamente más que improvisar en el camino.
Si George Bernard Shaw no se hubiese establecido como rígida norma hacer en primer lugar las cosas principales, es probable que hubiera fracasado como escritor y continuado toda su vida como cajero de banco. Su plan consistía en escribir cinco páginas diarias. Este plan y su firme determinación de cumplirlo lo salvaron. Este plan le inspiró para escribir esas cinco páginas diarias durante nueve angustiosos años en que sólo obtuvo treinta dólares, es decir, apenas un centavo por día. Hasta Robinson Crusoe escribía un plan de lo que haría cada hora del día.
Buen Hábito de Trabajo N° 3:
Cuando tenga un problema, resuélvalo inmediatamente. Si tiene los datos necesarios para tomar una decisión, no vaya posponiendo las decisiones.
Uno de mis antiguos alumnos, el extinto H. P. Howell, me dijo que, cuando era miembro de la junta directiva de la empresa de acero U. S. Steel, las reuniones de este organismo trataban frecuentemente de asuntos muy demorados; se discutían muchos problemas, pero se tomaban pocas decisiones. El resultado era que cada directivo tenía que llevarse a su casa un montón de informes para estudiar.
Al fin, el señor Howell persuadió a la junta directiva de que abordara los problemas uno a uno y tomara una decisión. Nada de dejar los asuntos sobre la mesa, nada de demoras. La decisión podía consistir en pedir más información; podía consistir en hacer algo o no hacer nada. Pero siempre se tomaba una decisión sobre el problema antes de pasar al siguiente. El señor Howell me manifestó que los resultados fueron muy notables; el orden del día quedó muy despejado. Ya no era necesario que cada miembro del organismo se llevara a casa un montón de informes. Ya no existía esa sensación fastidiosa que causan los problemas pendientes.
Es una buena norma, no solamente para los miembros de la junta directiva de la U. S. Steel, sino también para usted y para mí.
Buen Hábito de Trabajo N° 4:
Aprender a organizar, delegar y supervisar.
Muchas personas de negocios van a una muerte prematura porque nunca han aprendido a delegar la responsabilidad en otros e insisten en hacerlo todo por sí mismos. Resultado: los detalles y la confusión los avasallan. Se sienten impulsados por una sensación de prisa, preocupación, ansiedad y tensión. Es duro aprender a delegar responsabilidades. Lo sé. Fue duro para mí, terriblemente duro. También sé por experiencia los desastres que pueden ocurrir por delegar la autoridad en quien no reúne condiciones.
Pero, por difícil que sea delegar la autoridad, el jefe debe hacerlo para evitar la preocupación, la tensión y la fatiga.
La persona que crea una gran empresa y no aprende a organizar, delegar y supervisar acaba generalmente con desarreglos cardíacos a los cincuenta años de edad o no bien cumple los sesenta. Son desarreglos causados por la tensión y las preocupaciones. ¿Quieren un ejemplo concreto? Fíjense en las noticias necrológicas del diario local.
Para evitar la fatiga y la preocupación:
1. Despeje su escritorio de todos los papeles excepto aquéllos relativos al problema inmediato a resolver.
2. Haga las cosas según su orden de importancia.
3. Cuando usted enfrenta un problema, resuélvalo inmediatamente, si tiene los datos necesarios para tomar una decisión.
4. Aprenda a organizar, delegar y supervisar.
* Se publica con autorización de Penguin Random House Grupo Editorial. Dale Carnegie nació en 1888 en Missouri. Escribió su famoso libro Cómo ganar amigos e influir sobre las personas en 1936. En 1950 se creó la Fundación Dale Carnegie Training. Carnegie falleció poco tiempo después, en 1955, dejando su legado y un conjunto de principios esenciales que hoy forman parte de sus libros. En la actualidad, la Fundación cuenta entre sus clientes con cuatrocientas de las empresas más importantes del mundo.
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