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Cualquier empresa necesita vender, y para ello es necesario saber cuáles son y cómo llegar a los posibles clientes que tiene: es decir, necesita una base de datos comercial. Es, de hecho, la principal herramienta que tiene a la mano el equipo de ventas de una organización. Sin embargo, conseguir este activo puede ser altamente extenuante y costoso e incluso riesgoso si no se recolecta de forma correcta y no se les da el adecuado manejo a estos registros (sobre todo los datos de personas naturales).
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¿Cómo se consiguen?
Esta es una industria que está creciendo en Colombia y, de hecho, hay empresas que se dedican completamente a la recolección y venta de bases de datos. Pero se debe tener cuidado para asegurarse de que se está comprando datos de una organización que cumpla con las normas de hábeas data.
Una alternativa eficiente y confiable es recurrir a las cámaras de comercio. No todos lo saben, pero este es uno de los servicios que prestan estas entidades para el fortalecimiento de sus afiliados. De hecho, aquí se encuentra la base de datos empresarial más grande del país, con la información de más de dos millones de registros.
Lo interesante de este servicio es que se puede entrar a una plataforma en la que se puede descargar una base de datos a la medida: filtrando por ciudad, tamaño de empresas, tipo de sociedad, por actividad económica (apuntándoles a restaurantes, por ejemplo) y hasta por ventas anuales. De esta manera es posible identificar a los clientes ideales para cada tipo de negocio.
Por ejemplo, en la Cámara de Comercio de Bogotá descargar una base de datos de 1.000 registros cuesta $669.970 (incluyendo IVA) y una de 50.000, que vale $25 millones. Es decir, puede valer entre $669 y $500 el registro de una empresa, que incluye datos en más de 20 campos: dirección, teléfono, información del representante legal, y hasta utilidades, lo que permite hacer una mejor estrategia de ventas, por ejemplo, dirigiéndose a las organizaciones que estén en capacidad para invertir en una modernización de sus equipos.
¿Es legal comprar y vender bases de datos?
La regulación colombiana está por el momento concentrada en la protección de datos de personas naturales. Es decir, una organización debe tener más cuidado con la información de un ciudadano que con los datos de una empresa u organización (persona jurídica).
María Paula Ángel, investigadora de Dejusticia, explica que “el tratamiento de datos personales está regularizado por la Ley 1581 de 2012, que establece que se debe pedir autorización previamente e informar sobre el manejo de la información de una persona. Sin embargo, en esta norma no se dice nada sobre la venta de bases de datos. La única que se refiere a esta práctica es el Código Penal Colombiano, que indica que está prohibido vender los datos sin la autorización del usuario”.
Ángel agrega que “antes de comprar una base de datos se debe pedir al vendedor que tenga los soportes de autorización. Además, el comprador debe darles el mismo tratamiento a los datos que el vendedor le daba a estos registros (y por lo que pidió permiso)”.
Asimismo, para los datos de personas jurídicas la Sentencia de la Corte Constitucional C-748 de 2011, indica que “la protección del hábeas data eventualmente podrá extenderse a las personas jurídicas cuando sea necesario para garantizar los derechos de las personas naturales que las conforman”. Un comentario que puede aplicar para la información del representante legal de una empresa.
¿Cuántos datos se necesitan?
Juan Pablo Giraldo, quien trabajó por cinco años en una empresa que ofrecía soluciones y artículos de oficina (como tableros, videobeams, etc.), explicó que “en un día promedio podría hacer más de 10 llamadas y enviar más de 20 correos. Luego tenía encuentros o concretaba clientes que había trabajado en días anteriores. Por lo que fácilmente podía explotar en su totalidad una base de datos de 1.000 registros en dos o tres meses”.
Giraldo insiste en “que no todas las bases de datos funcionan igual, ni todos los registros son igual de útiles. Después de usar un par de veces los datos se puede saber cuáles serán los clientes recurrentes, y respecto a eso se pule la base de datos: a veces uno se queda con menos del 10 % de los registros, pero son en los que vale la pena concentrar esfuerzos”.
De manera que una empresa pequeña podría tener que invertir en varias bases de datos hasta compilar los registros más útiles de cada una. Pero se trata de un proceso que sirve para construir un activo clave para el crecimiento orgánico de las ventas.
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